Rétrospective Annuelle et Innovation Games : plans d'actions

Une fois la rétrospective animée, et les résultats collectés, que faire de cette matière brute et comment l'utiliser?

Notre démarche fut la suivante : 
1 - réaliser une synthèse de chaque atelier et des retours du mur de feedback
2 - regrouper les problèmes identifiés par thème et en établir une liste 
3 - attribuer une valeur à chaque problème
4 - attribuer une complexité de résolution à chaque problème
5 - calculer le ROI (valeur/complexité) à chaque problème pour les prioriser
6 - dresser un plan d'action pour les 3 problèmes les plus importants
7 - identifier pour chaque plan d'actions la liste des problèmes adressés

Ce matin, j'ai donc présenté à l'équipe l'ensemble du travail de consolidation, la démarche et les plans d'actions. 

L'équipe a retrouvé dans notre synthèse les éléments qu'ils avaient remonté. Du coup, nous avons eu une bonne adhésion de l'ensemble des acteurs sur les plans d'actions à mettre en oeuvre.

Le plus gros est donc à faire!

Rétrospective Annuelle et Innovation Games

Animer une rétrospective avec des Innovation Games

En cette fin d'année j'ai été missionné pour animer la rétrospective annuelle de notre support technique.
Habituellement cette réunion est unidirectionnelle : le manager présente un PPT à son équipe et relate les événements marquants de l'année.

Cette forme a vécu et l'équipe a proposé une nouvelle version plus interactive, plus vivante et plus constructive.

Reposons le décor 

Il s'agit d'une équipe constituée d'experts techniques - DBA, développeurs ... Le gros de l'équipe se trouve localisée en région Bordelaise - même bureau- mais quelques membres sont répartis sur d'autres sites - Aix-en-Provence, Nantes ... . 
Le client principal est le pôle Internet, mais il y a aussi un département GED et un département Intranet. Quelques membres de l'équipe sont de nouveaux arrivants, d'autres sont arrivés en cours d'année et certains sont présents depuis la création du service il y a 3 ou 4 ans.
L'équipe était initialement positionnée sur la résolution des problèmes de production, puis a essayer de se recentrer sur des activités plus en amont afin d'anticiper les problèmes et de ne plus subir les choix réalisés par d'autres tout en ayant une augmentation conséquente de ses effectifs et de son périmètre.

Faire un bilan est devenue plus qu'une nécessité, un élément vital!

C'est là que les Innovations Games nous ont apporté une solution.

Au programme

Une présentation des faits marquants de l'année sur le thème de la voile illustrée par un tour du monde en équipage. Un parallèle est fait entre les valeurs de l'équipe et les valeurs véhiculées par le sport - rugby et voile- .

• Un mur de feedback placé prés de la porte de sortie de la salle pour collecter les retours après chaque atelier.
• Un atelier Vision Box afin que chacun contribue à la constitution de la vision idéale de ce qu'est cette équipe : son rôle, ses forces, son périmètre - 4 équipes
• Un repas convivial tous ensemble,
• Un atelier Remeber The Future pour se projeter dans trois scénarios idéaux à l'horizon 2018 - pour laisser un peu de place à l'imaginaire et au progrès que pourrait faire l'équipe et l'entreprise - 3 équipes
• Un atelier Speed Boat pour identifier dans le contexte actuel les forces et les freins de l'équipe en vue d'un objectif idéal à court terme - tous ensemble
• Débriefe du mur de feedback pour chaque atelier puis débriefe des retours plus globaux (la journée, l'équipe... complètement ouvert en fait!)
• Un ROTI de la journée pour finir ( des 4 et des 5 : ça fait plaisir!)

Durant cette journée, j'ai pris quelques 222 photos - très utiles pour se remémorer l'ambiance et les attitudes - et des vidéos lors de la présentation des travaux des différentes équipes constituées pour les jeux  - très riches d'enseignement également car le discours est également riche en enseignement.
Pour chaque équipe de travail et chaque atelier il y avait un observateur/facilitateur, également membre de l'équipe. Mon rôle était celui de facilitateur, animateur des jeux, et time-keeper.

Bilan en images

Bon assez de Bla Bla, voici quelques unes des photos réalisées, c'est parlant:

Rétrospective : introduction

Les valeurs du sport comme métaphore

Atelier Product Box

Product Box : L'organisation des thèmes

En pleine création

Des échanges animés

La "vente" de la "Box"

Les quatre box produites

Le mur de feedback s'alimente par atelier

Un repas tous ensemble c'est ^lus convivial

Remember the future : la timeline en cours de construction 1

Remember the future : la timeline en cours de construction 2

Remember the future : la timeline expliquée au reste de l'équipe

Le Speed Boat : tous ensemble

Le mur de feedback se rempli

La mascotte échouée prés du bâteau de l'équipe

Speed Boad : Le débriefe des ancres et des vents

En conclusion : 

Une journée ou tous les participants 

• ont été très actifs, 
• ont passé une journée agréable, 
• ont eu le sentiment d'être une seule et même équipe
• ont partagé leurs réussites et leurs problèmes

Beaucoup de matière a été récoltée et en plus d'un compte rendu des ateliers, nous avons synthétisé une vingtaine de problèmes. Ces problèmes ont été ordonnés par importance et valeur - merci Fibonacci - ce qui nous a permis de définir les 3 problèmes les plus importants et pas trop complexes à traiter en priorité.

Parmi ces problèmes, le premier est le manque de vision commune et partagé des missions de l'équipe et de son périmètre. 
Une fois réglé il est fort possible que d'autres problèmes disparaissent d'eux-même.

Un atelier Product Box

Contexte de l'atelier

Dans le cadre de l'animation de l'agilité chez mon client, nous avons créé un groupe de travail "Product Owner" dont l'objectif est de partager des pratiques permettant de mieux travailler avec le métier, à défaut d'avoir des utilisateurs.
Dans ce cadre j'ai proposé de présenter les plus simples/accessibles des Innovation Games de Luke Hohmann : Product Box, Buy a feature, Spider Web, Speed Boat, Prune the Product Tree.
Après la présentation des jeux à l'équipe, un vote a permis de choisir le premier jeu (Product Box) que nous allions jouer afin de dérouler le processus complet de mise en oeuvre d'un Innovation Game.


Objectif 


Créer une boite de produit (Product Box) décrivant l'agilité afin de vendre la démarche au métier.

Etant donné que les participants sont des "Product Owner", nous sommes pas les vrais clients du produit que nous souhaitons vendre. C'est la MOA des projets (basées sur des sites différents).
Au final, ce que les équipes ont fabriqué est donc plus une "Vision Box" qu'une "Product Box".

Préparation de l'atelier

Les participants ont été invités une quinzaine de jours avant le déroulement de l'atelier afin qu'ils puissent réfléchir à l'atelier.
De mon coté j'ai pillé les fournitures chez le client est dans mon agence, je suis allé faire des achats de gomettes colorées, feutres de couleur, tubes de colle, post-its multicolores....
J'ai également préparé des boites blanches pour que chaque participant puisse réaliser sa propre boite de produit et même recommencer si besoin.

L'atelier

Le jour J, tout est prêt, nous avons 1h30 pour préparer les boites et les vendre.
Les participants un peu intimidés par l'exercice ne souhaitent pas faire leur propre boite de produit, mais ils s'organisent en 2 groupes.

Premier temps : organisation des idées
Second temps : travaux pratiques

Après 1h10 d'effort, les deux équipes ont finalisé leur produits :

boite de produit 1

boite de produit 2

Il est temps de vendre son produit aux autre participants:

Après la vente des boites par chacune des deux équipes le groupe a conclu que :

• L'équipe 1 a bien mieux vendu sa boite de produit (le discours) que l'équipe 2.

• Les deux Box sont très belles, mais il faudrait les mélanger pour obtenir la boite idéale

• L'atelier a été apprécié (évaluation ROTI)  :
• 4 votes à 5
• 1 vote à 4

Commentaires des participants :

• 5 ! car cela permet de définir des objectifs communs de façon ludique et c'est applicable en toutes occasions, même en dehors du contexte métier.

• Bonne : c'est 2 ou 4 ?

• 5 sans problème.

=> On a tous eu beaucoup de plaisir à jouer ce jeu, et nul doute qu'il nous servira à l'avenir!

La suite ...

Compiler les observations de chacun des participants, et produire les rapports qui nous permettrons de mieux comprendre notre produit, notre manière de l'envisager et de le vendre.

les Personas du Scrum Café

Ils sont tout frais, et la peinture n'est pas sèche. Nos Personas sont en cours de réalisation....


Il s'agit donc du public intéressé par nos Scrum Café. Nous devons veiller à ce qu'ils obtiennent ce qu'ils attendent, sinon ils ne viendront plus. 


Même si nous connaissons personnellement chacun des membres du Scrum Café, la démarche "Persona" + "Vision Box" révèle des aspects intéressants sur nos clients.


Ci-dessous, le travail réalisé :

Vision Box pour les Scrum Café

Une vision Box pour les Scrum Cafés organisés chez nos clients

La boite est réutilisable à chaque session, il suffit de changer un post-it!

En la réalisant conjointement avec des Personas, je me suis posé de nouvelles questions. L'exercice est très intéressant et les membres de l'équipe ont fait part de leur remarques de suite.

Cette technique issue de l'Agile-UX (Agile User Experience) tend à capitaliser les expériences utilisateurs. A vrai dire, je voulais commencer par les Personas, mais je me suis rendu compte qu'il serait plus profitable de les réaliser en même temps.

Une fois la box et un premier Persona terminée et c'est comme un déclic : on comprend mieux les spécificités du produit, et c'est tellement facile d'en parler, l'utilisateur est comme présent pour jouer son rôle...

Les Personas donnent vie aux utilisateurs et sont un puissant outil de communication dans l'entreprise. De même pour la "Vision Box" vous incite à mettre en valeur ce qui va attirer vos utilisateurs, ce qui va leur donner confiance dans le produit et qui fera la différence par rapport aux autres.

Je vous recommande la lecture des blogs de Jean-Claude Grosjean :

• http://www.agile-ux.com/ 
• http://www.qualitystreet.fr