Estimations agile - Square Game

Contexte de formation/sensibilisation agile

Expliquer les estimations agile à une équipe, un groupe lors d'une formation ou d'un coaching est toujours long et fastidieux.
La réticence à supprimer les estimations en jours/hommes est très forte surtout lorsque nous avons des Managers dans l'assemblée.
Les arguments que nous avançons en tant que formateur/coach sont entendus, mais il faut encre prouver que ça marche vraiment, et la plupart des simulations sont taxées d'être trop simplistes. Après les explications, les exemples et les retours d'expérience les échanges s'éternisent.
Qui n'a jamais vécu ça? En générale, on fini par cloturer le point et passer à un autre thème mais sans avoir convaincu tout le monde.

Le square Game comme solution?

Avec mes collègues Olivier Picaud (@opicaud1 ‏) et Thierry Delestre (@ThierryDelestre), nous utilisons depuis quelques années le jeu des trois carrés (ou avec surfaces patatoïdes) dont il faut estimer la surface en centimètres carrés, puis de refaire cet exercice avec une estimation relative de leur taille, en prenant le premier et le plus petit pour étalon.
Ce jeu fonctionne très bien, mais il est difficile de compiler les résultats en direct et de fournir une analyse chiffrée des résultats en direct surtout lorsque l'auditoire est élargi à une quarantaine de participants 

Facilitez vous la démonstration et essayer le Square Game en ligne, c'est super efficace!

Sans limite de participants, l'animateur peut projeter son écran et lancer une session qu'il doit nommer (ci-dessus "201707"). 

Session en cours lors d'une formation

Une fois la session lancée, les participants peuvent rejoindre la session à l'aide de leur smartphone (ou de leur tablette/PC):

participer à une session avec son smatphone

• Ils se connectent à la session et renseignent un login (au choix)
• Ils doivent estimer la surface des trois carrés A, B et C en cm²
• Puis estimer à nouveau les carrés A, B et C, mais en relatif en utilisant le carré A (qui fait 1 unité au carré - 1u²) comme référence.

Etape 2 : estimations absolues (cm²)

L'animateur voit en temps réel le nombre de personnes qui se connecte, qui répondent aux estimations en absolu (cm²) et ceux qui ont terminé les estimations en relatif.
Il est alors facile d’enchaîner sur le débriefe! On gagne du temps là encore.

L'animateur n'a plus qu'à mesurer à l'écran la taille réelle du carré A, B et C et de renseigner leur surface afin de clôturer la session.

Une fois terminé, l'application s'occupe de tout et vous propose quelques statistiques sur les résultats. Il ne reste plus qu'à s'appuyer sur ceux-ci pour assoir l'argumentaire :

Synthèse de la session

Il est alors facile de parcourir la liste de résultats pour montrer que personne n'a donné toutes les bonnes réponses. Heureusement que certains ont donné des chiffres aberrants car grâce à eux la moyenne des résultats se rapproche de la valeur exacte : Sagesse des foules!

Le calcul des écarts types (à la mesure/à la moyenne) permettent de lancer la discussion suivante :

• Comment peut-on se mettre d'accord sur un nombre de jours quand notre perception est si différente? 
• On sera jamais d'accord sur le temps! On passera donc beaucoup de temps à discuter du nombre d'heure ou de jours plutôt que de discuter du sujet de fond : 
• Quel est le besoin de l'utilisateur? 
• Mais qu'est qu'il y a dans cette User Story? 
• Quelles sont les règles de gestion qui la composent?
• Doit-on mettre en place un nouveau service, impacter un service existant?
• Quels sont les risques auxquels on s'expose et qui nous conduiraient à ne pas la terminer?
• Que peut-on faire pour la terminer efficacement?
• Doit-on expérimenter de nouvelles choses techniques ou fonctionnelles avant de la commencer?
• Peut-elle être prise dans le prochain sprint/le sprint que l'on commence?

 Pour faciliter le discours et la compréhension des principes de base je complète le jeu avec des slides sur l'estimation, ou des posters (je préfère) que j'ai réalisé pour illustrer le propos :

Poster sur les estimations relatives et les indicateurs d'avancement

N'hésitez pas à l'utiliser et à laisser un commentaire sur ce blog. Je suis certain que vos feedbacks permettrons d'améliorer cette première version!

Dans le backlog j'ai déjà noté les améliorations suivantes :

• Prendre en compte les saisies avec virgule (on peut actuellement les saisir, mais seules les parties entières sont comptabilisées). Même si cela ne change rien, cela évite des frustrations, incompréhensions, ou questions inutiles ==> enlever le bruit
• Lors de la clôture de la session, ne demander que la mesure du premier carré A en cm². Les carrés B et C seront calculés automatiquement
• Gestion d'erreurs avancée : aujourd'hui j'affiche trop facilement les traces dans la page
• Clôturer vraiment la session (actuellement si on lance une session avec le nom d'une session existante, on peut la continuer)
• Pouvoir reprendre une session commencée
• Une version en Anglais

Formation Kanban : acte II

Après la formation Kanban pour l'IT de Laurent Morisseau avec Fabrice Aimetti, destinée aux internes, j'ai repris le flambeau pour une formation sur un jour et demi avec l'aide d'Aline Renan.

Un grand merci à elle pour son animation et la traduction en français d'une bonne partie du jeu GetKanban (http:\\www.getkanban.com).

Pour débuter la formation, chacun a décrit ses attentes par rapport à la formation. J'avoue que ce premier échange m'a un peu surpris :
"Je n'ai aucune attente....", "de toute manière c'est un truc de managers pour avoir des indicateurs..."

Du coup, après avoir le jeu, nous avons refait un tour de table, et là, les attentes étaient plus claires, le jeu étant très bien fait, et l'animation d'Aline très réussie.

  

L'équipe A

Aline et l'équipe B

Les résultats du jeu : l'équipe B gagne avec 71 000 points contre 37 700 pour l'équipe A

Pour relier la théorie à la pratique, je me suis appuyé sur les expériences acquises pendant le jeu et sur le premier tableau Kanban mis en oeuvre pour l'activité de support aux équipes (gestion de tickets).

Nous avons également partagé ensemble les problématiques liées à l'éclatement de l'équipe sur deux sites : à Nantes et à Gradignan. Par chance, nos équipes ont globalement des activités sur des projets distincts en fonction de leur localisation géographique, ce qui permet d'avoir des tableaux distincts avec peu d’interactions entre les deux sites.



Durant toute la session, le mur de feedback était présent. Peu de post-its malgré mes relances répétées. L'équipe a pourtant déjà utilisé ce mur pour la rétrospective de fin d'année et nous avions récolté beaucoup de retours. Qu'est-ce qui n'a pas marché cette fois-ci?

Le bilan de la formation a été fait à la toute dernière minute, les Nantais rentrant en voiture juste après la dernière journée : plutôt satisfaisant malgré les délais de préparation très court (6,5 jours de travail  effectif).
Il en ressort un axe d'amélioration principal sur la durée de la formation, trop courte. 

Évaluation de la formation

L'axe respect es attentes est mitigé : puisque certains n'avaient pas d'attentes particulières au départ, la note fut basse : "soit on mettait tout à 100% soit on mettait faible, puisque pas d'attentes!")

De mon coté, si pour une première formation Kanban, j'ai bien tenu mon timing, je dois améliorer certaines explications et corriger le support qui comportait quelques petites coquilles (notamment des animations de post-its impromptues - le copier coller est toujours source de surprises!)

Un gros manque cependant, mais l'information est passée à l'oral : les 4 valeurs et 12 principes de l'agilité sont à ajouter au support de formation!

Scrum Wine du 25 Septembre 2012

La session a été animée par Fabrice Aimetti et Alexis Monville au Cesi de Blanquefort.

La présentation de Scrum en 5minutes par Alexis était excellente :

• un flot bien maîtrisé,
• aller à l'essentiel 
• laisser le temps pour des questions

J'ai ensuite joué au Légo4Scrum. Nous étions deux équipes de 7 "agilistes" pour réaliser la ville idéale d'Alexis ( maître du jeu et Product Owner).  une très bonne simulation de la mise en oeuvre de Scrum sur un projet qui illustre différentes problématiques : 

• estimation
• priorisation
• compréhension du besoin
• critères d'acceptation
• Scrum de Scrum avec deux équipes
• les itérations (on en a fait 3)
• la rétrospective

et j'en oublie certainement....

Merci aux organisateurs et au Cesi pour l'accueil.

J'ai pris deux photos postées sur Meetup.

Scrum Café #9 - Origami Game

Pres scrum cafe 9 - Origami Game from Olivier Patou

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L'animateur lors de la présentation du planning de la session

L'animateur, le café à la fin

Pour jouer le "Origami Game" nous avons constitué 4 équipes de 4 personnes.

Equipe 1 - Origami Game - 05 Juillet 2012

Equipe 2 - Origami Game - 05 Juillet 2012

Equipe 3 - Origami Game - 05 Juillet 2012

Equipe 4 - Origami Game - 05 Juillet 2012

Les détails du jeu sont décris dans la présentation en début de l'article.

Exercice 1

• En 10 minutes, les équipes doivent livrer le produit au client (qui n'est pas joignable).
• Pour cela les équipes ne disposent que des étapes de fabrication du produit.

Au milieu de l'exercice, les équipes semblent perplexes...Mais le pliage continue  

Pour certains, la solution semble proche

Pour d'autre on lit une certaine résignation face à l'échec annoncé...

Exercice 2

• En 10 minutes, les équipes doivent livrer le produit au client.
• Le Product Owner (client) se trouve dos aux équipes.
• Les échanges sont uniquement verbaux.
• Le Product Owner (client) dispose d'un plan de fabrication qui décrit toutes les étapes de fabrication.
• Il sait précisement à quoi le produit doit ressembler.

Les équipes sont confiantes pour le second exercice, le Client est disponible, on va pouvoir lui poser des questions.

Ca travaille dur...

Fin du jeu :

                  Les produits ne sont pas identiques... 1 seul produit sur 3 correspond au produit demandé par le client 

Exercice 3

• En 10 minutes, les équipes doivent livrer le produit au client.
• Ils disponsent d'une liste d'exigences précises que doit remplir le produit.

Les équipes sont très confiantes pour le dernier exercice, la bonne humeur a gagné les équipiers qui font preuve de beaucoup de créativité.
Les travaux sont terminés avant la fin des 10 minutes.
Tous les produits sont donc livrés dans les temps.
Tous les produits ont été testé par les équipes avant livraison.

Tous les produits sont conformes.
Tous les produits sont différents.

Les remarques des observateurs glissés dans chauqe équipe

Observateur 1

• Jeu1 : équipe de 3
  • On fonce tête baissée => un membre prends une feuille, dès qu’il est bloqué un autre essaye ... on lit étape par étape...
  • Blocage complet, on repars à zéro et un membre essaye en lisant les étapes suivantes ... ça bataille sur la compréhension !
  • Pas de produit conforme ! totale désorganisation..
  • Niveau timing : pas de stress
• Jeu 2 : équipe de 3
  • On reparti les rôles de chacun :
  • un qui note les instructions et les réponses de Product Owner
  • un qui effectue le pliage et l’autre qui est en support pour les questions
  • puis dès le début des instructions : le troisième réalise aussi
  • Un échange s’établit entre celui qui note, et les deux qui réalisent...
  • Peu voir pas de question au product owner => peu être que les réponses aux questions posées par les autres équipes suffisent ou alors grand manque de validation
  • Les autres équipes les ralentissent.
    • 2 produits conformes
    • Niveau timing : toujours pas de stress
• Jeu 3 : équipe de 3
  • Essai de réutiliser le produit réalisé au jeu 2
  • Test unitaire dans le couloir => échec
  • Lecture des exigences par tous les membres plusieurs fois et échange d’une nouvelle solution
  • Nouveau produit réalisé
  • Test unitaire dans le couloir => ok
  • Reprise des exigences et finalisation du produit (couleur, réutilisation, ..)
  • Rien oublié ? => ok de l’équipe.
    • produit conforme
    • Niveau timing : produit en avance, toujours pas de stress !

Observateur 2

• Auto-Organisation : une équipe s'est mise en place autour d'un "Plieur" et de deux "Pilotes/concepteurs"
Jeu 1 :
• On ne connait pas l'objectif, le besoin n'est pas exprimé, comment savoir si la maquette réalisée convient.
• Les instructions sont difficiles à comprendre.
• Pas de point de contrôle, pas de validation auprès du client pendant la fabrication
• Problème de compréhension avec client
• Maîtrise du temps
• Jeu fini en avance (8 minutes écoulées)
• Le produit est une "boite" et pas ce qui était demandé

Observateur 3

Jeu 1 :

• Le Budget est faible
• que faut-il faire
• Jérôme organise l'équipe :
• Répartission des rôles
• Explique comment obtenir un carré
• Il fait
• Yann aide à la compréhnesion
• Des photographes nous tournent autour
• Arrivé à un certain point, la compréhension n'est plus possible
• Etapes mal expliquées. Phrases pas très françaises ("rabattre les bords par un plis")
• Trop d'interprétations possibles
• Il nous manque la vision, l'"acceptance"
• Il nous manque la vision du temps restant

Jeu 2:

• Tentative d'organisation de la communication entre tous les groupes ( ndl : Scrum de Scrum???)
• On notes les étapes
• Une seule table pose des questions au PO
• Au bout de 3mn25'' quelqu'un demande ce que l'on doit livrer à la fin
• On est perdu. On demande à revenir en arrière dans les explications
• Beaucoup trop de bruit. Difficulté de communication. Les cooéquipiers parlent aussi entre eux
• Il manque encore une vision

Jeu 3 :

• Organisation : On liste les objets possibles : avion, boulette.

Qu'avons nous appris?

• Le travail d'équipe
• L'auto organisation
• La démo au client (et jouer la démo avant)
• La définiton de fini
• La rétrospective
• L'esprit d'équipe
• Le Time Boxing

Evaluation ROTI, 18 votes

Scrum Café #8 - Penny Game

Pour la 8ème session du Scrum Café nous avions organisé un jeu de simulation :
Le Penny Game, ou comment optimiser la valeur produite.

Le jeu a eu un succès incroyable.

Merci à Philippe Launay, initiateur du Scrum Wine Bordelais pour ce jeu.
https://sites.google.com/site/sugbordeaux/project-updates/scrumwinebordeauxle15mai

Ci dessous l'évolution de l'indice de satisfaction :

Le but est d’effectuer plusieurs fois l’exercice et les mêmes mesures, mais en faisant varier un seul paramètre à chaque fois (taille du lot traité, mise en oeuvre)
Au top départ, les deux client ont lancé la "production" en donnant un lot de 20 pièces au premier ouvrier.
Chaque pièce a été retournée par le premier ouvrier qui a ensuite passé tout le lot au 2eme ouvrier.
Ainsi de suite jusqu'à ce que le dernier ouvrier livre tout le lot au client.
Le client a réceptionné chaque pièce à son tour en la touchant.
Les Experts ont mesuré les temps de travail de chaque ouvrier et le temps de cycle complet : de la commande à la réception client.
A noter : Les ouvriers avaient un handicap imposé : la main droite doit rester dans le dos.

Nous avions deux équipes en parallèle. Voici leurs temps  :

Temps de passage	Itération 1 1 lot de 20 pièces	Itération 2 2 lots de 10 pièces	Itération 3 4 lots de 5 pièces	Itération 4 4 lots de 5 pièces avec les 2 mains	Itération 5 2 lots de 5 pièces avec les 2 mains
Valeur produite	1,85€	1,85€	1,85€	1,85€	1,50€
Ouvrier 1	32s 21,5s	19s 22s	19s 22s	16s 24s	6s 10s
Ouvrier 2	22s 17,6s	22s 17,6s	20s 16,2s	19s 18,5s	8s 7,2s
Ouvrier 3	32s 19,11s	22s 17s	22s 16s	18s 17,3s	9s 9s
Temps travail total	86s 57s	63s 57s	61s 54,2s	53s 59,5s	23s 26,2s
Temps client	95s 71s	49s 46,5s	34s 36s	34s 36s	17s 21,7s
Valeur produite/min	1,17 €/min 1,56 €/min	2,26 €/min 2,38 €/min	3,26 €/min 3,08 €/min	3,26 €/min 3,08 €/min	5,29 €/min 4,14 €/min

Itération 1

• ->Elle sert d'étalon au reste du jeu.
• La concurrence entre les deux équipes s'est installée.
• Notez que la somme des temps individuels différe du temps total mesuré par le patron du client.
• Le client a trouvé le temps long et certains ouvriers ne se sont pas sentis impliqués tout au long de la production.

Itération 2

• ->2 lots de 10 pièces
• Comparez à nouveau les temps client et ouvrier. Ils sont inversés.

Itération 3

• ->4 lot de 5 pièces
• Amélioration des performances individuelles
• Le temps total a été divisé par 2 ou 3 en fonction des équipes

Itération 4

• ->même taille de lot, supprimer les obstacles
• Personne n'a pensé à travailler avec les 2 mains et à supprimer son handicap. L'animateur a dû leur poser la question.
• L'équipe verte a tout changé à la fois (positionnement des ouvriers, technique de travail, positionnement du client, utilisation des 2 mains au lieu de la main gauche seule) : ils ont fait un moins bon temps qu'à l'itération précédente.

Itération 5

• ->Choisir les 10 pièces ayant le plus de valeur; 2 lots de 5 pièces
• Faire moins mais la bonne chose
• Calculer la valeur produite / minute
• Comparer avec les autres itérations

Conclusions?

• Avantages de l’itératif incrémental sur le temps de travail et le temps de livraison
• Rythme de travail perçu par les ouvriers
• L'avantage apporté par l'élimination des obstacles
• La compétition constructive entre équipiers et entre équipes
• L'échange de technique entre équipiers et entre equipes
• S’améliorer soi-même et améliorer l’équipe
• Prendre du recul pour mieux analyser ce qui nous contraint (le bras dans le dos p. ex.)
• La nécessité de livrer plus tôt que prévu
• N’améliorer qu’une chose à la fois pour en mesurer les effets
• Le pilotage du projet par la valeur 

A recommander, et à recommencer